Dokumentenverwaltung

Aktenschränke von morgen

Wenn Aktenschränke, Festplatten von PCs oder Netzwerk Directories ein effektiver Weg wären um die Informationen großer Organisationen effektiv zu verwalten, würden Unternehmen nicht nach Technologien suchen um sie zu ersetzen. Denn das wohl größte Hindernis hoher Produktivität in der Verwaltung sind nicht erfasste Inhalte. Die Technologie, die Sie suchen heißt Dokumentenverwaltung.

Inspiriert durch Teamwork

Mit den Perceptive Software Produkten zur Dokumentenverwaltung können Mitarbeiter in einem Unternehmen Dokumente mit verschiedenen Desktopanwendungen erstellen, bearbeiten und verwalten. Dabei stehen ihnen Versionsüberprüfung und Bibliotheksdienste aus MS Office direkt über ImageNow und WebNow zur Verfügung.

Mitarbeiter können die aktuelle Version eines Dokuments zu jedem Zeitpunkt im Geschäftsprozess auschecken, eine neue Version einchecken, einen Versionsverlauf prüfen, das Dokument elektronisch signieren usw.

Die Dokumentenverwaltung mit Perceptive Software bietet folgende Vorteile:

• Dokumente werden erstellt, aktualisiert und stehen sofort zum Zugriff zur Verfügung
• Jeder Versionsschritt eines Dokuments ist geschützt und nachvollziehbar, das Dokument bleibt zugänglich
• Unternehmensweite Informationen werden in einem zentralen Datenspeicher gesichert und verwaltet

Das ist Perceptive Software

Der Maßstab unseres Produktdesigns ist die Effizienzsteigerung Ihrer täglichen Prozesse. Unsere Produkte zur Dokumentenverwaltung unterstützen Sie bei den vielfältigen Anforderungen im Umgang mit Geschäftsdokumenten:

Bearbeitung des Inhalts direkt in vertrauten Anwendungen

• Direkter Zugriff auf Versionsüberprüfung und Bibliotheksdienste von MS Office
• Unterstützung der Verwaltungsfunktionen der Microsoft SharePoint® Portale
• Vereinheitlichung und Verwaltung von Inhalten mit Hilfe vertrauter Programme

Bibliotheksdienste und Versionsüberprüfung

• Einchecken eines Dokuments, Erstellen einer Originalversion oder Weiterleiten einer Revision
• Dokuments Auschecken um Inhaltsintegrität bei der Bearbeitung zu schützen
• Mehrerer Versionen verwalten und alle Änderungen anzeigen
• Heraufstufen eines Dokuments zur aktuellen Version
• Einführung einer formellen elektronischen Dokumentengenehmigung zum Prüfen der Authentizität
• Überwachungsfunktionen zur detaillierte Darstellung des Dokumentenverlaufs

Optionen für den Informationszugriff

• Direkter Zugriff auf Dokumente passgenau zum bearbeiteten Prozess
• Verbesserung der Klassifizierung mit flexiblen Indexwerten und Systemdaten
• Suche nach speziellen Informationen in Text- oder Grafikdokumenten
• Verwendung von flexiblen Suchabfragen für die genaue Bestimmung von Inhalt

Exakte Zugriffberechtigungen

• Erteilen und Entziehen von individuellen Rechten und Gruppenrechten für jede einzelne Systemfunktion
• Zugriff auf Dokumente nach Zugriffsort beschränken
• Verbergen vertraulicher Daten unter Beibehaltung des Originalinhalts
• Organisation aller Informationen auf einem  zentralen Datenspeicher