Dokumentenmanagement

Zugriff, Zusammenarbeit und Sicherheit für alle Dokumente und alle Daten

Um effizient arbeiten zu können, müssen Unternehmen die traditionellen, papierbasierten Prozesse durch elektronische Systeme ablösen. Aktenschränke durchforsten, Ordner auf den Schreibtischen der Kollegen suchen und ausufernde Netzwerkverzeichnisse durcharbeiten, das alles kostet die Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen. Hierfür gibt es innovative, effiziente Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement.

Das Dokumentenmanagement-Produkt Perceptive Content verbessert den Zugriff auf Informationen, unterstützt die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und schützt deren Wissen. Dies sind die drei grundlegenden Funktionen, wenn Organisationen die Prozesse beschleunigen, das Wissen teilen und die Risiken minimieren wollen.

Denn mit jedem Dokument, mit jedem neuen Kunden und jedem neuen Produkt werden die Prozesse im Unternehmen komplexer. Sie verzweigen und sie überschneiden sich, sie laufen im Kreis oder häufig auch ins Leere. Dies sind Herausforderungen, die ein digitales Dokumentenmanagement selbstverständlich in den Griff bekommt.

  • Verlorene Dokumente werden wieder gefunden und zurück in die Prozesse geführt.
  • Unstrukturierter Content wird mit den strukturierten Informationen in den Applikationen in Beziehung gesetzt und verlinkt.
  • Mitarbeiter teilen Informationen und arbeiten gemeinsam an Dokumenten.
  • Die Lücken in den Sicherheitssystemen werden geschlossen und wertvolle oder sensible Daten in digitale Safes gelegt.
  • Nicht nachvollziehbare Dokumente oder Dateien werden aus den Prozessen entfernt und somit die rechtlichen Anforderungen wie auch die Compliance-Vorgaben erfüllt.

Umfassendes Dokumentenmanagement

Perceptive Content-Produkte sorgen dafür, dass sämtliche Informationen, Daten, Dokumente zu jeder Zeit automatisiert verwaltet und kontrolliert werden. Perceptive Capture stellt die Inhalte unter ständige Beobachtung – und zwar schon ab dem Moment der Erstellung oder Erfassung.

Detaillierte Sicherheit

Ein sicherer zentraler Datenspeicher ist das Rückgrat des Dokumentenmanagements. Deshalb ist Perceptive Content auf ein Sicherheitsmodell aufgebaut, das den Anwendern umfassende Funktionen zur Verfügung stellt:

  • Erteilen und Aufheben individueller Rechte und Gruppenrechte zu jeder einzelnen Systemfunktion
  • Beschränken von Dokumenten und Dokumentenarten abhängig vom Zugriffsort eines Anwenders
  • Versiegeln vertraulicher Daten, um so die Integrität des Originaldokuments zu erhalten
  • Strukturierte Ablage aller Unternehmensinformationen in einem sicheren, zentralen elektronischen Archiv

Flexible Organisation

Effektives Dokumentenmanagement erfordert eine detaillierte Klassifizierung oder Indexierung der erfassten Informationen.

Jede Business-Applikation verlangt eine eigene Struktur für das Verwalten und die Ablage von Dokumenten und Content. Mit den integrierten ECM-Funktionen Perceptive Content managen die Anwender Dokumente und Content nach den Vorgaben der jeweiligen Anwendung. Sie folgen den branchenspezifischen Anforderungen und den Best-Practice-Modellen für Erfassung, Sicherung, Verarbeitung und Lokalisierung von Content.

Content-Modelle speichern Inhalte innerhalb einer flexiblen Struktur aus Mappen und Ordnern. Diese Content Modelle können für jede Mappe speziell designt werden, denn so erfüllen sie am besten die Anforderungen eines Unternehmens. In Kombination mit standardisierten Perceptive-Technologien wie LearnMode und Pretrieve konfiguriert, bieten die Content-Modelle ein entscheidendes Werkzeug für die schnelle Verlinkung von unstrukturiertem Content mit strukturierten Informationen – ungeachtet der spezifischen Business-Applikationen eines Unternehmens.

Suche

Perceptive Content umfasst flexibel abspeicherbare, ad hoc und integrierte Suchoptionen, um die gesuchten Daten exakt aufzuspüren.

  • Sofortiger Zugriff auf gemanagte Dokumente innerhalb des Kontexts eines zuvor definierten Prozesses
  • Auffinden bestimmter Dokumente mit Hilfe vom System zugewiesener Werte oder manuell eingegebener Metadaten
  • Ausführung von Volltext-Suchen über große Archive und Datenbanken
  • Pretrieve ermöglicht das Anzeigen des relevanten Contents, noch bevor der Anwender überhaupt danach gesucht hat

Library Services

Wenn die Perceptive Content-Anwender Dokumente quer durch die gesamte Organisation mit verschiedenen Desktop-Anwendungen erstellen, überarbeiten und verwalten, ist Versionskontrolle und die Nutzung von Library Services einfach möglich direkt aus den Perceptive Clients und einer Anzahl von Benutzeroberflächen heraus, wie z.B. die Interact-Applikationen oder Web-Service-Clients. All das macht Document-Control-Suite möglich.

An jedem Punkt eines Business-Prozesses können die Anwender die neueste Version eines Dokumentes auschecken, eine neue Version anlegen, die Bearbeitungshistorie nachlesen und nach der Prüfung ein Dokument digital signieren.

Perceptive Erfassung

Perceptive Software bietet eine breite Produktpalette für Dokumenten- und Datenerfassung.

Pretrieve

Mehr Informationen, wie Anwender mit Hilfe von Pretrieve relevante Inhalte finden, bevor sie danach fragen.

Document Control Suite

Wie Anwender mit Perceptive ihre Dokumente sichern, nachverfolgen und gemeinsam bearbeiten.