Records- und Information-Management (RIM)

Aufbewahrungsrichtlinien erfüllen und Compliance sicherstellen

Das Perceptive Records- und Information-Management (RIM) ist ein Teil des umfassenden Process- und Content-Management-Frameworks. Die Software unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Informationen und Dokumenten – von deren Erfassung und Aufbewahrung bis hin zu Archivierung und ordnungsgemäßer Vernichtung.

Aufgabe Perceptive Retention Policy Managers ist es, das Managen von Records und Informationen zu automatisieren und deren Aufbewahrung zu überwachen. Unternehmen und Organisationen können mit seiner Hilfe:

  • Im Voraus planen:: Unternehmen können alle anfallenden Dokumenteninformationen in einer sicheren Umgebung erfassen, speichern und organisieren und flexible Aufbewahrungsrichtlinien definieren.
  • Effizientes Aktenmanagement: Alle relevanten Informationen werden automatisiert durch die Workflows geroutet. Die täglichen Arbeitsabläufe laufen schnell und reibungslos ab.
  • Datenschutz und Datensicherheit verbessern: Der Lebenszyklus der Daten und Informationen wird von der Erfassung bis hin zu deren Vernichtung überwacht und verwaltet. Damit werden rechtliche Risiken begrenzt, die Compliance verbessert.
  • Akten vernichten: Informationen aus den Dokumenten werden automatisch vernichtet, sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Der gesamte Lebenszyklus der Geschäftsdaten wird von Records- und Information-Management Lösungen von Perceptive Software abgebildet.

Der gesamte Lebenszyklus der Geschäftsdaten wird von Records- und Information-Management Lösungen von Perceptive Software abgebildet.

Nahtlose Records- und Informationmanagement (RIM) -Funktionen

Das Fundament des Perceptive Software RIMs ist eine umfassende Prozess- und Content-Management-Plattform. Der Retention Policy Manager ergänzt die gewohnten Arbeitsprozesse nahtlos um seine RIM-Funktionen – beispielsweise in Bereichen wie Human-Resources, Buchhaltung oder Vertragsmanagement. Die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, im Hintergrund erfüllt Perceptive Software die Aufbewahrungsrichtlinien und die Compliance-Vorgaben.

Wenn diese Produkte in der richtigen Art und Weise implementiert werden, verwalten diese auf effektive Weise die Schlüsselinformationen eines Unternehmens und erzielen nachfolgendes Ergebnisse:

  • "Compliance" auf Grundlage der gesetzlichen und branchenspezifischen Aufbewahrungsrichtlinien
  • Schnelle und umfassende Daten- und Akteneinsicht im Falle eines Zivilprozesses oder einer amtlichen Untersuchung
  • Einsparungen bei den Papieraufbewahrungskosten sowie den digitalen Akten- und Informationsspeichern
  • Automatisierte Abläufe entlasten Mitarbeiter, sie können in die direkte Wertschöpfung eingebunden werden.
  • Unmittelbarer Zugriff auf Papier- und elektronische Informationen
  • Schutz unternehmenskritischer Informationen – beispielsweise vor Verlust oder der versehentlichen Vernichtung

Die Highlights des Perceptive RIMs sind:

Retention Policy Management

  • Schnelle Definition zeit- und ereignisorientierter Aufbewahrungsrichtlinien – auch mit zahlreichen Zwischenschritten
  • Managen und Nachverfolgen elektronischer und physischer Dokumente innerhalb eines Systems
  • Generieren eines „Vernichtungszertifikats“

Automatisierte Archivierung von Dokumenten

  • Daten vernichten oder an die Langzeitarchivierung übergeben
  • Bestätigung der Vernichtung durch einen oder mehrere Anwender

Dokumente juristisch korrekt und revisionssicher sperren

  • Veränderung oder Löschung von Informationen durch einfaches Erstellen von Sperrfristen verhindern
  • Der Zugriff auf die Dokumente und deren Integrität werden gewahrt

Records- und Information-Management-Produkte von Perceptive Software sichern quer durch das gesamte Unternehmen konstant sämtliche Informationen und Dokumente – sie sorgen dafür, dass Management-Vorgaben- und Aufbewahrungsrichtlinien eingehalten werden – zu jeder Zeit und überall im Unternehmen.

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Retention Policy Manager Datenblatt

Perceptive’s Ansatz für das Records- und Informations-Management.

Dokumentenerstellung

Erstellen personalisierter Dokumente mit Hilfe standardisierter Templates und vorhandener Daten.