Daten- und Informationsmanagement

Automatisieren und Steuern des Datensatz-Lebenszyklus

Abhängigkeit von Papier – wenn Sie dieses Problem haben, kennen Sie auch die Nachteile, die damit zusammenhängen. Die Mitarbeiter haben Probleme, Papierdokumente in verschiedenen Ordnern, Kisten und an unterschiedlichen Orten aufzubewahren und wiederzufinden. So sinkt die Produktivität und Informationen gehen verloren. Außerdem stellen papierbasierte Akten natürlich ein schwerwiegendes Sicherheits- und Compliance-Risiko dar.

Das Daten- und Informationsmanagement (Records and Information Management, RIM) von Perceptive Software ist Teil eines vollständigen Prozess- und Content-Management-Systems, das den gesamten Lebenszyklus wichtiger geschäftlicher Inhalte unterstützt – von der Erfassung und Aufbewahrung bis hin zur Archivierung und Vernichtung.

Unsere RIM-Technologie basiert auf einer bewährten und umfassenden Content-Management-Plattform, die Personal-, Buchhaltungs- und Vertragsverwaltungsprozesse nahtlos um Daten- und Informationsmanagement-Funktionen ergänzt.

So können sich die Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, während sie gleichzeitig spezifische Datenmanagement- und Compliance-Anforderungen erfüllen. Unsere Technologie ist sogar gemäß ISO 9001:2008 und DoD 5015.2 zertifiziert und stellt damit die Einhaltung gesetzlicher und betrieblicher Vorschriften sicher.

Unsere RIM-Produkte helfen Ihnen dabei, ihre wertvollsten Informationen effektiv zu verwalten und ermöglichen Ihnen damit Folgendes:

  • Stellen Sie die Einhaltung gesetzlich und branchenweit festgelegter Aufbewahrungsvorschriften sicher.
  • Verringern Sie das Risiko im Fall von zivilrechtlichen Prozessen und behördlichen Untersuchungen.
  • Minimieren Sie die Speicherkosten und schaffen Sie Platz auf dem Server für wichtige Informationen.
  • Nutzen Sie Mitarbeiterressourcen für nützlichere geschäftliche Tätigkeiten.
  • Organisieren Sie Informationen auf Papier und in elektronischer Form so, dass sie sofort abgerufen werden können.
  • Schützen Sie wichtige Informationen vor Verlust oder unbeabsichtigter Zerstörung.

Folgende Funktionen der RIM-Produkte von Perceptive sind besonders nützlich:

Archivverwaltung

  • Erstellen und verwalten Sie Archivierungspläne, um Datensätze zu ordnen sowie den Zugriff, die Genauigkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verbessern.
  • Führen Sie die Aktendeklarierung mit erhöhter Zugriffs-, Bearbeitungs- und Löschungssicherheit aus, um sicherzustellen, dass die Akten alle gemäß den Richtlinien aufbewahrt werden.

Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien

  • Definieren Sie schnell zeit- und ereignisbasierte Richtlinien zur Dokumentaufbewahrung mit mehreren Phasen.
  • Verwalten und verfolgen Sie elektronische und Papierdokumente in nur einem System.
  • Erstellen Sie ein Vernichtungszertifikat oder richten Sie eine Kontrollkette ein.

Automatisierte Einrichtungen

  • Vernichten Sie Daten, leiten Sie sie zur Aufbewahrung weiter (online/nearline/offline) oder speichern Sie Daten dauerhaft.
  • Geben Sie einem Nutzer oder mehreren Nutzern in festgelegter Reihenfolge vor, dass sie Weiterleitungen oder Vernichtungen genehmigen sollen.

Stellen Sie sicher, dass eine Aufbewahrung aus juristischen oder Auditgründen erfolgt.

  • Erstellen Sie problemlos Aufbewahrungsregeln, die eine Bearbeitung oder das Löschen von Informationen verhindert.
  • Ermöglichen Sie sofortigen Zugriff und sorgen Sie für nachweisbare Integrität der Dokumentinhalte.