Lösungen für die öffentliche Verwaltung

Intelligente Verbindung von Mensch und Information

Öffentliche Verwaltungen müssen eine Vielzahl von unterschiedlichen Dokumenten verarbeiten und unterliegen dabei umfangreichen Verfahrensrichtlinien. Dies verlangsamt häufig den Workflow und die den Bürgern angebotenen Dienstleistungen, können dadurch beeinträchtigt werden. Mit der Lösung ImageNow werden wichtige Dokumente und Inhalte zusammengeführt und im Kontext der täglichen Arbeit zur Verfügung gestellt.

Mit ImageNow und WebNow, der browserbasierten Lösung von Perceptive Software, können Sie alle Dokumente Ihrer Verwaltung digital erfassen, speichern und jederzeit von einem beliebigen Standort aus abrufen.

In direktem Zugriff auf Ihre, an einem sicheren Speicherort hinterlegten Dokumente und Informationen, können Sie die folgenden Vorteile nutzen:

• Effizienzsteigerung von Prozessen durch automatische Workflows
• Notwendige Informationen allen an einem Vorgang beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung stellen
• Zugriffskontrolle und Archivierungsrichtlinien automatisch einhalten
• Nahtlose Integration in vorhandene Imaging-System ermöglichen direkten Zugriff auch auf Pläne und Karten
• Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität durch Zugriff auf alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente
• Aufruf der Dokumente aus den gewohnten Geschäftsanwendungen heraus
• Nachhaltigkeit ereichen durch reduzierten Papiereinsatz

ImageNow kann reibungslos skaliert und in Ihre vorhandenen Geschäftsanwendungen integriert werden. Dabei ist kein zusätzlicher Programmieraufwand notwendig. ImageNow ist so intuitiv bedienbar, dass neue Anwender sich rasch zurechtfinden. Mit WebNow verwalten entfernt stationierten Mitarbeiter oder Mitarbeiter im Außendienst, Dokumente als wären sie im Büro.

Personalwesen

Mit ImageNow werden alle Dokumente der Personalabteilung zentral und gesichert aufbewahrt. Dokumente von Bewerbern und Mitarbeitern werden elektronisch erfasst, gespeichert und abgerufen. Auf diese Weise können Sie Lebensläufe anzeigen oder Fragen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung unmittelbar und direkt innerhalb Ihrer Personalanwendung beantworten. Außerdem erfüllen Sie alle Richtlinien zum Datenschutz, denn der Zugriff auf Personaldokumente wird mit Hilfe modernster Sicherheitstechnologie geschützt. Nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugriff auf die vertraulichen Daten des Personalwesens.

Finanzbuchhaltung

Optimieren Sie die Verarbeitung von Bestellungen und Rechnungen, indem Sie Dokumente bei ihrem Eingang scannen, indizieren und an automatisierte Workflows übergeben. Durch die Optimierung Ihrer Buchhaltungsprozesse sichern Sie die Inanspruchnahme von Skonti und Lieferantenrabatten.

Mit ImageNow können Mitarbeiter in den Bereichen Kreditorenbuchhaltung und Beschaffung Rechnungen, Liefernachweise und andere Dokumente schneller, präziser und digital bearbeiten. So wird der Papierverbrauch reduziert und die Produktivität gesteigert.

Vertragswesen

Mit den Lösungen von Perceptive Software können Verträge schneller entworfen, ausgehandelt, geprüft und genehmigt werden. Unsere Lösungen bieten sofortigen, integrierten Zugriff auf:

• Lieferantenverträge
• Arbeitsverträge
• Miet- und Leasingverträge 
• Andere rechtliche Dokumente

Zu jedem beliebigen Zeitpunkt des Vertragslebenszyklus können Sie die aktuelle Version des Dokuments auschecken, eine neue Version einchecken, Prüf- und Zugriffsprotokolle einsehen oder Verträge elektronisch unterzeichnen.

Datenschutz

Um gesetzliche Auflagen zum Schutz insbesondere von personenbezogenen Daten zu erfüllen, benötigt Ihre Behörde kosteneffektive Methoden mit denen Dokumentensicherheit und kontrollierter Zugriff gleichzeitig gemeistert werden können. Perceptive Software bietet Lösungen, die Sie als Teil Ihrer Sicherheitsstrategie zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben nutzen können.

Aufgrund der einzigartigen Architektur von ImageNow kann der Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Speicherbereiche auf autorisierte Anwender beschränkt werden. Mit diesen Funktionen können Sie: 

• Datenintegrität bewahren und langfristige Aufbewahrung sicherstellen
• Vertraulichkeit sichern und nur berechtigten Personen Zugriff gewähren
• Zugriffs- und Versionsprotokolle für alle Dokumente jederzeit einsehen

Energie- und Versorgungsunternehmen

ImageNow erfüllt alle Anforderungen, die Energie- und Versorgungsunternehmen an eine effektive und schlanke Dokumentenverwaltung stellen. Mit ImageNow können Sie die folgenden Aufgaben ausführen:

• Effizienz in den kaufmännischen Bereichen optimieren
• Kundenservice durch schnellen Zugriff auf alle Dokumente verbessern
• Mitarbeitern im Außendienst direkten Zugang zu aktuellen Informationen verschaffen
• Verknüpfung von Dokumenten mit Plänen und Karten aus Ihrem GIS
• Zusammenarbeit und Informationsaustausch unter Abteilungen und Mitarbeitern fördern
• Datenintegrität durch Versionskontrollen und digitale Signaturen sicherstellen